Hoy queremos mostrarte 5 formas de romper con la tradicional agenda de un evento presencial B2B, que te van a permitir aumentar los registros y satisfacer a los asistentes.
En realidad, a la hora de elaborar la agenda de un evento B2B, estamos tratando de convertir en atractivos aquellos temas que queremos desarrollar cuando en realidad sabemos que no siempre lo son. Así pues, vamos a tratar de romper con algunas tradiciones.
En los últimos años, hemos estado experimentando y realizando eventos mediante el sistema de prueba y error porque no disponíamos de experiencia en desarrollar eventos atractivos mediante plataformas y herramientas online, en formatos híbridos y en la inclusión del vídeo. Al desafío de atraer participantes y trabajadores remotos, se unió la necesidad de proporcionar nuestros eventos a demanda, en el horario y fecha que mejor encaja con cada participante.
De toda esta experimentación con eventos híbridos y virtuales hemos podido extraer valiosos aprendizajes que nos van a servir para los eventos presenciales. Más allá de las viejas fórmulas, los responsables de organizar eventos presenciales B2B debemos pensar en estructuras nuevas y utilizar los contenidos de forma que maximicen el número de registrados y asistentes.
En Conferencias menos siempre es mucho más
Según los estudios realizados por la consultora americana Impact Point Group sobre 16 eventos que se llevaron a cabo en el periodo comprendido entre julio y diciembre del 2022, a pesar de que se recomienda que las sesiones no excedan los 45 minutos, la gran mayoría duraron entre una y dos horas.
Cuarenta y cinco minutos son (o mejor dicho, deberían ser) siempre suficientes para transmitir los mensajes y temas clave. Por supuesto, mantener las intervenciones en un máximo de 45 minutos requiere cierta disciplina, pero es indispensable para mantener a los asistentes comprometidos y en sus asientos.
Incluye contenido motivador
La clave del éxito de un evento reside en el valor que somos capaces de entregar a nuestros asistentes. A nuestros clientes les gusta que les hablemos sobre cómo pueden mejorar en el desempeño de su trabajo, así que debemos explicarles como nuestros servicios o productos les ayudan en su día a día profesional. Pero si solo nos limitamos a ofrecer este tipo de contenido, estamos perdiendo oportunidades. Desarrollar agendas en torno a nuestros productos o servicios relacionado con el desempeño laboral es necesario para conseguir audiencia. Sin embargo, la clave para amplificar las sesiones de contenido central es complementarlas con contenido aspiracional que trascienda sus objetivos inmediatos. Debemos incluir historias de éxito extremo y superación relacionadas con su campo de especialización. Este tipo de contenido, repartido estratégicamente en la agenda del evento, proporcionará aire y permitirá a los asistentes absorber mejor el programa principal.
Crea una historia alrededor del evento
Construye un arco argumental que cubra toda la agenda del evento para conseguir hacerlo más exclusivo e inmersivo. Aprovecha este hilo argumental para crear la imagen, decorar el recinto donde se desarrolla y crear una experiencia única para los participantes. Piensa en instalaciones informativas, paneles y actividades interactivas en vez de charlas sentados. El hecho de que cada participante experimenta de forma distinta el relato que hemos creado, es precisamente lo que puede convertir nuestro evento en una experiencia transformadora. Conseguirlo requiere varias capas de contenido y experiencias. También se necesita liberar a los asistentes de una agenda rígida y animarlos a adoptar una actitud fluida e individualizada. Si bien este enfoque flexible complica la gestión del evento, ayuda a mejorar la circulación fluida de los participantes y aumenta la asistencia acumulada.
La configuración de los espacios influye
En la actualidad, muchos eventos presenciales son más pequeños y enfocadas que antes de la pandemia. Adaptar el espacio a esta realidad es importante. Inclínate por espacios donde las áreas de descanso y networking sean más amplias y las salas para las charlas más pequeñas. Aunque puede que contradiga tu intuición, la realidad es que se ha demostrado que extender los tiempos de transición y los descansos entre un 5 y un 10 por ciento ayuda que la experiencia general sea mejor y se sienta menos transaccional, especialmente si durante estos momentos de descanso y networking aseguramos el acceso a los expertos y estos están disponibles al mismo tiempo.
Lleva el networking al máximo nivel
Utiliza todo el tiempo que los participantes te brindan desde que entran por la puerta hasta que salen para mostrar información y establecer contacto. Todo el personal, desde el staff hasta los expertos que deben transmitir conocimiento deben estar disponibles para poder presentar de forma cómoda y proactiva en cualquier oportunidad social que aparezca. Proporcionar espacio y tiempo que facilite las conexiones convierte los eventos presenciales en experiencias memorables.
Contacta con nosotros y solicita la organización de tu próximo evento. Nosotros nos ocupamos de todos los detalles.
