Cuando el Covid-19 arrasó en el mundo, todos nos volvimos virtuales sin pensarlo dos veces. Hoy, cuando parece que hemos podido recuperar cierta “normalidad", los eventos virtuales seguirán siendo una gran parte de nuestras vidas.
A medida que nos acostumbramos a la incertidumbre del momento, la tecnología seguirá facilitando los encuentros virtuales.
Las innovaciones tecnológicas facilitan que el mercado de eventos virtuales se haya expandido significativamente en los últimos meses y que siga haciéndolo en el futuro. Hay muchas empresas y organizaciones que han descubierto que los eventos virtuales pueden ser más rentables que los eventos presenciales y que permiten conectar más personas sin limitaciones geográficas ni logísticas.
Los eventos virtuales permiten a los asistentes unirse y participar desde donde sea que se encuentren: sus hogares, oficinas, otro país, etc. Los eventos virtuales nos han permitido seguir participando y conectándonos a pesar de los confinamientos y las normativas que restringían nuestro movimiento.
¿Cómo funciona un evento virtual?
Un evento virtual emula la experiencia conocida de los eventos presenciales y la coloca en un escenario virtual o en línea. Por simple que parezca, los eventos virtuales pueden ser más complicados ya que la industria es relativamente nueva. Las agencias y empresas de eventos como PGR Marketing & Tecnología se están esforzando a diario para ofrecer eventos cada vez más atractivos para los asistentes.
Como ocurre con cualquier evento, los eventos virtuales tienen muchos componentes. Lo más importante es que los eventos virtuales tienen dos aspectos: el tecnológico y el social.
- La parte técnica incluye las plataformas a utilizar y la capacidad de gestionar el marketing de éstas (registro en línea, integración de pagos, formularios personalizables, videoconferencias, etc.) para que su evento sea un éxito.
- El aspecto social de los eventos virtuales comprende desde la forma como los asistentes consumirán el contenido que se les presenta, hasta cómo interactuarán no solo con el contenido sino también con los demás asistentes.
Para que nuestros eventos virtuales tengan éxito, debemos asegurarnos que estos dos aspectos, el social y el tecnológico, coinciden y mejoran la experiencia de los asistentes.
La importancia de los eventos virtuales
Los eventos virtuales han demostrado su valor en un momento sin precedentes como el actual. No solo han ayudado a muchas empresas y organizaciones a encontrar nuevas formas de generar ingresos en tiempos de crisis, sino que también nos han ayudado a conectarnos con profesionales afines de forma más eficiente. Los eventos virtuales nos han abierto a oportunidades únicas de networking, donde las restricciones de movimiento ya no son una excusa. Hoy, nuestros límites para establecer conexiones con profesionales externos a nuestro círculo más cercano han sido borrados.
Ahora no tenemos excusa para buscar negocio en cualquier parte del mundo y en cualquier sector.
¿Por qué organizar eventos virtuales?
La pandemia de estos últimos años nos ha enseñado que debemos preparar nuestros negocios para eventuales situaciones futuras similares. El paso al mundo virtual puede ahorrarnos muchos costes futuros y ha abierto muchas oportunidades de crecimiento a las empresas. Los participantes comparten sus conocimientos y experiencias sin limitaciones geográficas.
¿Son efectivos los eventos virtuales?
La efectividad de los eventos virtuales requiere que seamos metódicos en su organización y establezcamos los objetivos del evento con antelación. En el período de planificación deberemos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo principal del evento?
- ¿Qué KPI’s marcaran el éxito del evento?
Una vez tengamos los objetivos de nuestro evento establecidos, crearemos una plantilla con los KPI’s (Key Performance Indicators) necesarios para medir y comparar los resultados de nuestro evento.
¿Son rentables los eventos virtuales?
Los eventos virtuales pueden llegar a ser extremadamente rentables. Si los comparamos con los eventos presenciales, los costes son infinitamente menores: no hay coste de alquiler del espacio, ni de desplazamientos (viaje, estancia y manutención), ni de materiales de marketing, equipos audiovisuales, etc.
Tipos de eventos virtuales
Webinars
Los webinars fueron los primeros eventos virtuales en aparecer. Su formato típico es el de los ponentes presentando mientras los participantes se conectan desde cualquier lugar con una conexión a internet decente. Encontramos webinars en todos los sectores.
Conferencias
Las conferencias virtuales son muy similares a los webinars, excepto que son a una escala mucho mayor. Si bien los seminarios web pueden ser un evento único, las conferencias virtuales pueden tener lugar durante varios días. También pueden admitir a muchos más asistentes que un webinar. El aumento sustancial de conferencias virtuales debido a la pandemia y su mayor rentabilidad asegura tu crecimiento futuro.
Presentaciones de productos
Muchas empresas del sector tecnológico han adaptado medios virtuales para realizar los lanzamientos de sus productos entre sus clientes y prensa. Un ejemplo de ello es Apple, con al menos cinco lanzamientos de productos virtuales seguidos. Además, también ha realizado su importante Conferencia Mundial de Desarrolladores (WWDC) en 2021 de forma virtual, donde presentaron más de 200 sesiones, incluida la presentación de actualizaciones para iOS, iPadOS, tvOS, macOS y watchOS.
Ferias virtuales
Las ferias virtuales permiten a las empresas disponer de la oportunidad de atraer leads y sumergirlos en un mundo virtual. Las ferias virtuales no solo permiten aumentar los ingresos a través del compromiso, sino que también abre su oferta a una audiencia completamente nueva, ya que puede acceder a asistentes de todo el mundo. Las ferias virtuales ofrecen facilidad de acceso al web o tienda en línea, lo que reduce significativamente los pasos en el embudo de ventas.
Los eventos virtuales generalmente requieren del apoyo de una agencia especializada que se haga cargo de la tecnología que hay detrás de ellos. Al igual que con cualquier evento, necesitaremos un equipo de profesionales para organizar el evento virtual perfecto. Deberemos considerar la posibilidad de contar con roles especialistas en gestionar y coordinar el evento a nivel operativo y sobretodo su marketing, un productor técnico, un especialista en contenidos, vídeo, etc.
Al igual que cualquier evento presencial, los eventos virtuales necesitan disponer de una buena estrategia. Debemos empezar decidiendo qué temas van a ser tratados. A partir de ahí deberemos preguntarnos sobre los objetivos que queremos alcanzar con el evento. Una vez tenemos claro el propósito principal de nuestro evento, podemos empezar a desarrollar la estrategia de contenidos que vamos a utilizar para abordar los temas, teniendo en cuenta que son la clave del éxito. Estos son algunos puntos a decidir:
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- Ponentes – ¿Quién despertará el interés a su público objetivo? ¿Cómo podrán aportar valor a la experiencia de los asistentes?
- Actividades– ¿Cómo mantener la atención de los participantes? Considere las posibilidades de contar con espacios para generar conversaciones uno a uno y/o de networking.
- Formato– ¿Qué tipo de contenido vamos a ofrecer? ¿Debemos crear piezas de contenido en video? ¿Habrá talleres o solamente webinars y conferencias? ¿Crearemos contenido para visualizar o descargar on-demand?
- Plataforma tecnológica– Deberemos tener en cuenta qué plataforma se adapta mejor a los requerimientos de nuestro evento. Debería ser una plataforma que ofrezca funcionalidades como la automatización del marketing, registro online, lanzamiento de anuncios (propios o de sponsors), encuestas, descargas de documentos, disponer de un espacio para ponentes donde puedan practicar sus presentaciones y comunicarse entre ellos, disponer de funcionalidades de mensajería, chat y salas privadas.
Asegúrate de que tu audiencia esté entretenida y comprometida durante todo el evento.
Empaticemos con la idea que la mayoría de los participantes en nuestro evento están en sus casas y detrás de una pantalla todo el día, así que debemos ofrecer cosas nuevas y que apelen a lo “personal” para que llame su atención. Hay que ofrecer al menos una razón para creer que asistir a nuestro evento añadirá valor a sus vidas.
El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, en una experiencia inolvidable.
