En Marzo de 2020 el huracán que desencadenó la pandemia, con inesperados confinamientos, nos obligó a transformar radicalmente nuestra visión y ejecución de los eventos. En cuestión de días, los eventos en vivo y las conferencias que se habían planeado con meses de anticipación se pospusieron o cancelaron repentinamente.
Gracias a multitud de herramientas ya disponibles, nos tuvimos que conformar con los eventos virtuales, que nos brindaron la posibilidad de seguir conectando personas en torno a nuestras propuestas.
Tras un año y medio, y en situación de calma relativa, una de las lecciones más importantes que hemos aprendido es que, si bien los eventos virtuales ciertamente tienen sus beneficios, los eventos presenciales siempre serán una parte importante de cualquier programa de eventos consistente. Estamos ante el reto de recuperar lo presencial, sin perder de vista las ventajas de lo virtual.
Apple ya probó la fórmula hace años, pero es ahora cuando vislumbramos el potencial de los eventos híbridos. El objetivo son los eventos híbridos que creen experiencias únicas para los asistentes virtuales y en persona, de una manera que aporte mucho más que la simple transmisión en vivo de un evento presencial.
Las predicciones de los expertos sobre eventos híbridos sugieren que a medida que más empresas cambien hacia los híbridos, la innovación y la invención solo aumentarán. Pase lo que pase, creemos que la próxima generación de eventos aportará más que cualquiera de las dos opciones anteriores por separado.
¿Qué son los eventos híbridos?
Los eventos híbridos son una combinación entre eventos físicos y virtuales. Una mezcla de asistentes físicos en un lugar y asistentes virtuales en otros lugares.
La clave para que un asistente virtual se involucre en el evento es el compromiso. ¿Cómo puede el evento ofrecer el mismo nivel de inmersión y participación a través de una pantalla que en una experiencia en vivo?
Los eventos híbridos NO son simplemente la transmisión de un evento en vivo, debe haber un aspecto de participación: a través de la tecnología adecuada, un evento híbrido permite que los participantes de ambas audiencias interactúen y compartan la experiencia juntas.
¿Por qué organizar un evento híbrido?
Actualmente algunos eventos se plantean de forma 100% virtuales, como los webinars, pues tienen grandes ventajas de costes y el formato es apropiado para el objetivo deseado. Sin embargo, debemos trabajar las diferentes opciones disponibles, eligiendo la más adecuada en cada caso.
Algunos eventos siempre serán presenciales cuando las circunstancias lo permitan: comidas con clientes, actividades de team building o experiencias y actividades que pierden todo su valor en streaming.
Pero supongamos que queremos organizar un evento presencial, puesto que la situación epidemiológica es más estable y estamos convencidos de que reunir en persona a nuestros clientes es la mejor forma de hacerles llegar nuestras ideas e involucrarlos.
No todos los potenciales asistentes estarán convencidos de asistir a nuestro evento presencial. Estas son algunas de las barreras que les pueden impedir asistir al evento:
- El asistente no puede o no quiere viajar debido a problemas de salud o seguridad.
- El lugar donde organizará el evento presencial tiene limitaciones de capacidad, por lo que no todos los asistentes podrán reunirse en el lugar.
- La organización del asistente tiene presupuesto limitado para viajes (más limitado que en años anteriores) y, por lo tanto, no puede viajar al evento como hacía habitualmente.
- El asistente ha descubierto grandes ventajas en los eventos online y prefiere asistir de ese modo, para ahorrar tiempo, o se siente más cómodo interactuando desde su ordenador.
Si estás pensando en el evento anual de tu empresa, una encuesta a los asistentes de anteriores ediciones te puede ayudar a seleccionar el formato adecuado y calcular cuántos asistentes participarían en modo presencial y virtual.
Aprovechemos la gran ventaja de ampliar un evento presencial con ayuda de las herramientas virtuales para llegar al público que no puede o no quiere asistir de forma presencial y, por supuesto, para extender geográficamente la cobertura del evento y llegar a los clientes de lugares donde no es rentable la organización de un evento presencial. Muchos de los invitados a nuestro evento asistirán virtualmente con la convicción de que será una experiencia positiva, ya que tienen experiencia previa en eventos virtuales.
El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, hasta en los momentos más difíciles, en una experiencia inolvidable.
