Nadie sabe realmente cómo serán los eventos presenciales después de la pandemia, pero todos sabemos que la “normalidad” ni está cerca ni será fácil. Las regulaciones en materia de seguridad sanitaria cambian constantemente y la efectividad de las vacunas ante nuevas variantes del virus y sus efectos dificultan la visibilidad de este futuro. Incluso cuando se reanuden los eventos presenciales, lo más probable es que durante mucho tiempo, la mayoría de nuestros clientes no desee o no pueda participar físicamente en eventos.
Los organizadores de eventos se esfuerzan por investigar y publicar información relevante sobre cómo deberán ser los eventos y las cosas a tener en cuenta para su planificación.
Veamos algunos de los aspectos y temas sobre los que tendremos que reflexionar antes de considerar en empezar a invitar clientes a nuestros eventos presenciales.
1. Medidas de higiene estrictas
Igual que los propietarios de recintos feriales y localizaciones para eventos tienen claro que deben ser escrupulosos con sus estándares de higiene y cumplir estrictamente con las normas vigentes en cada momento, cualquier profesional del marketing que se plantee la organización de un evento presencial deberá también ser estricto en transmitir la máxima seguridad a los asistentes.
Los organizadores de un evento deberán pensar cómo llevar a cabo todas las actividades de forma segura. Por ejemplo, en cosas tan simples como el habitual uso de un solo micrófono que se pasa entre los asistentes durante un turno de preguntas.
Deberemos asegurarnos sobre el nivel de higiene y seguridad de los recintos o espacios que escogemos para albergar nuestro evento. De entrada, todos nos dirán que están comprometidos al máximo con el cumplimiento de todas las medidas, pero aun así deberíamos preguntar sobre detalles como el número de personas y frecuencia de la limpieza, qué limpian, etc. para ver si olvidan algún aspecto importante.
2. El distanciamiento social necesario
La mayoría de los asistentes al evento exigirán que las actividades ofrecidas hayan sido pensadas para desarrollarse con absoluta seguridad. Mientras planeamos nuestro evento deberemos considerarlo todo conjuntamente con el recinto o espacio para certificar que sus expectativas se cumplen en todo.
No solo debemos comunicar que en nuestro evento se va a respetar el distanciamiento social, si no que también debemos ser explícitos y explicar nuestro plan para regular el flujo de asistentes y participantes.
En las zonas donde preveamos que pueden concentrarse más personas (pasillos, zonas de descanso, lavabos, etc.) deberemos utilizar más personal de control y señalización clara. En puntos donde se suele sufrir congestiones como delante de los mostradores de registro podemos utilizar sistemas de registro en autoservicio que minimicen las colas y el contacto entre personas. Al igual que en los comercios retail, podemos utilizar la señalización y creación de circuitos de una sola dirección.
En el mercado ya han aparecido aplicaciones y dispositivos, como pulseras que nos avisan si no respetamos la distancia necesaria.
3. ¿Qué hacemos con el catering?
Evidentemente, ofrecer comida y bebida en formato buffet ya no es posible, y no se prevé que lo sea ni en corto ni medio plazo. También deberemos evitar, en la medida de lo que sea posible, que los asistentes tengan que hacer cola para ser atendidos.
Algunas buenas prácticas serán:
- Ofrecer packs de comida y bebida para llevar en recipientes desechables y respetuosos con el medio ambiente.
- Limitar el número de personas en el área de catering mediante su distribución en franjas horarias.
- Proveer de estaciones de desinfectante de manos en la entrada y salida del área.
- Utilizar un recorrido de salida distinto al de entrada.
4. Potenciar las tecnologías contactless
La crisis del COVID-19 ha actuado como un catalizador que ha acelerado el desarrollo e implementación de tecnologías que ayudan a los organizadores de eventos a proporcionar pantallas táctiles, aplicaciones para eventos, sensores de temperatura y reconocimiento facial, por nombrar solo algunos.
Algunos participantes de nuestro evento harán todo lo posible para minimizar lo que tienen que tocar. Es posible que no quieran recoger las cintas de las acreditaciones de un montón. Es posible que no quieran aceptar su credencial impresa de otra persona. Definitivamente, es posible que prefieran utilizar quioscos autoservicio para el registro. Del mismo modo, preferirán utilizar una aplicación en su móvil que recibir un programa, folleto o catálogo impreso.
5. Reducción del número de participantes
Incluso si mañana se levantaran todas las restricciones de seguridad para viajar, desplazarse y asistir a eventos, es evidente que el número de asistentes se verá reducido en menor o mayor medida. Algunas personas que ya se hayan acostumbrado y se sientan cómodas con los eventos virtuales no querrán viajar. Las distintas restricciones para cada territorio o país generan incertezas y no podemos esperar el mismo número de delegados que antes de COVID-19.
Dicho esto, una reducción en el número de personas que asisten físicamente también puede ser un cambio positivo. Tener menos participantes en su evento físico no significa menor audiencia. Si paralelamente al evento ofrece la posibilidad de participar de forma remota, seguir las actividades por streaming, alcanzará a todas aquellas personas que han descubierto los eventos gracias a las citas virtuales que han proliferado durante la pandemia y que no solían acudir a eventos presenciales. No tendría ningún sentido excluir y prescindir de una audiencia importante que se ha creado durante este período de bloqueo.
6. Contenido sobresaliente
El contenido de nuestro evento debe ser aún más atractivo y valioso que antes del COVID-19 por todas las razones mencionadas anteriormente. Pero básicamente porque, es probable que las personas tomen decisiones diferentes a las que tomaban antes. El confinamiento y las restricciones ha provocado en las personas una reflexión sobre lo que quieren hacer. Y eso incluye sus hábitos de viaje. Además, si han estado experimentando buenos eventos virtuales, es posible que quieran continuar desde la comodidad de su hogar, en lugar de asistir a su evento presencial. Si el contenido no es lo suficientemente atractivo, las actividades sociales y virtuales tendrán que potenciarse. Aproveche la oportunidad para aumentar los niveles de sus contenidos y diferénciese de aquellos que no han entendido la importancia del contenido y lo que implica.
7. Networking a medida
Los eventos más pequeños son perfectos para la creación de networking. Existen herramientas tecnológicas que facilitan el contacto entre personas con roles o intereses similares que luego se pueden reunir. Dejemos atrás el networking casual de los antiguos eventos. Organice encuentros importantes entre compradores y proveedores que prioricen la calidad de la audiencia en lugar de la cantidad.
La generación de networking ha sido siempre un componente clave de los eventos y no hay razón para que esto no siga siendo así. Sin embargo, las relaciones personales se verán y se sentirán diferente a lo que se aceptaba antes de la crisis.
Cambiar el comportamiento de cualquier persona lleva tiempo. Es hora de que el nuevo comportamiento se convierta en un hábito. Asegúrese de comunicarse de manera eficaz. Trabaje siempre en conjunto con el recinto y otros proveedores de eventos, ya que tienen el conocimiento y la experiencia que su evento necesita para ser un éxito.
Después de COVID-19, los eventos presenciales serán diferentes. Es hora de dejar atrás las prácticas de antes y abrazar el cambio. Existen infinidad de oportunidades para las empresas que quieran retomar la organización de eventos presenciales.
No dude en contactar con una agencia profesional con la experiencia de PGR para que le ayudemos en la conceptualización, organización y desarrollo de sus próximos eventos.
