Los eventos híbridos se han convertido en una necesidad. Afrontemos su organización aprovechando las ventajas de esta nueva forma de trabajar para conseguir un evento exitoso alineado con nuestro propósito.
Es importante dedicar el tiempo necesario a identificar los objetivos de tu evento híbrido, así como reunir todas las herramientas necesarias para ejecutar estos objetivos de manera eficaz. A continuación, describimos los elementos comunes, los objetivos y las ventajas de llevar a cabo tu evento híbrido.
Elementos clave de los eventos híbridos
Un error habitual a la hora de plantear un evento hibrido es pensar que todo lo que se necesita es un proveedor de transmisión virtual. Un evento híbrido exitoso requiere los mismos elementos y características que un evento in situ…y algo más
1.Contenido atractivo
Tanto los asistentes directos como los asistentes de forma virtual deben permanecer enganchados gracias a un contenido atractivo y una buena distribución en la agenda del evento.
2. Marketing
Para atraer a asistentes en persona y virtuales, se necesitará como en cualquier evento, un buen sitio web, emailing e incluso telemarketing con mensajes que abarquen los dos modos de asistencia (directa o virtual).
3. Registro
Además de crear una página web que contenga todos los detalles del evento, crea rutas de registro personalizadas para los asistentes en persona frente a los asistentes virtuales, para que puedan inscribirse en las sesiones adecuadas.
4. Programación de citas
Si has decidido que los asistentes interactúen en reuniones programadas, debes utilizar una herramienta de programación de citas para bloquear los horarios en los calendarios de los asistentes. Pueden comunicarse y establecer horarios para reunirse directamente a través de la herramienta.
Retos de los eventos híbridos
Como en cualquier evento, el principal objetivo es el compromiso del asistente. La organización del evento debe estar centrada en involucrar al máximo a los asistentes de las dos modalidades.
La gran oportunidad que brinda el evento híbrido es la convocatoria a una audiencia superior a la que convocaríamos en un evento presencial. Además de centrarnos en convocar al mayor número de personas posible para que conozcan nuestra propuesta, debemos conseguir que la experiencia sea igualmente fascinante, aunque diferente, para las personas que asisten de forma presencial y las que asisten online.
Ventajas de los eventos híbridos
A continuación, se muestran algunas de las mayores ventajas de convocar un evento híbrido:
1. Mayor asistencia
Si bien un evento o conferencia en persona suele ser el más atractivo, algunas personas no tienen el tiempo o la capacidad de viajar largas distancias para asistir a esos eventos. En muchos casos pueden encontrarse con restricciones marcadas por la empresa en la que trabajan. Son factores que pueden disuadir a las personas de registrarse en el evento. Sin embargo, con un evento híbrido, esas personas pueden verse más obligadas a asistir si pueden hacerlo desde la comodidad de su casa y por un costo mucho menor. Pasar a híbrido puede atraer a muchos más registrantes que un evento únicamente en persona.
2. El contenido permanece
Cuando organizas un evento híbrido, estarás transmitiendo en vivo los mensajes de los oradores y sesiones para que los asistentes virtuales los vean. Esto permite también grabar estas sesiones y publicarlas después del evento. Los asistentes que no pudieron asistir a determinadas sesiones o que simplemente quieran volver a ver y aprender más ahora pueden interactuar con el contenido días o incluso semanas después de que finalice el evento. Esto mantendrá el evento y la marca en la mente de los asistentes mucho después de que el evento haya concluido y permitirá seguir impactando a las personas interesadas tras la celebración.
3. Menor huella de carbono
Al reducir la cantidad de asistentes presenciales, la huella de carbono del evento también disminuirá. Los asistentes viajarán menos, se desperdiciarán menos comidas y habrá menos transporte de sillas y mesas de alquiler. La empresa organizadora se posicionará como una organización respetuosa con el medio ambiente.
4. Mayor valor de patrocinio
En un evento híbrido, los patrocinadores tienen la oportunidad de conseguir visibilidad en persona y en modo virtual, frente a un número mayor de asistentes. Organizar parte del evento en un entorno digital crea nuevas oportunidades para el conocimiento de la marca y la generación de leads. Al ofrecer más valor a sus patrocinadores, el evento atraerá más fondos de patrocinio e incluso más patrocinadores. Esto puede ayudar a compensar los costes técnicos de realizar un evento híbrido.
5. Recopilación de datos
La organización de un evento híbrido facilita la recopilación de datos valiosos sobre los asistentes en cuanto a su asistencia a cada conferencia, abandonos, intereses, etc. A través de preguntas y encuestas en la plataforma online es posible obtener información para elaborar estadísticas y para interactuar con el cliente después del evento.
El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, hasta en los momentos más difíciles, en una experiencia inolvidable.
