Los eventos virtuales han irrumpido en nuestro día a día. A pesar de no poder disfrutar del networking “en directo” con el intercambio espontáneo de ideas, es posible mantener, durante la crisis del COVID-19, la empresa en la mente de nuestros clientes y generar nuevos leads. Es importante elegir el formato apropiado, la plataforma y los contenidos.
Webinar
Es el formato más sencillo. El webinar une a conferenciante y participantes en línea. Permite impartir conferencias y compartir contenidos por parte de conferenciantes en línea para presentar un producto, ofrecer una formación o dar una charla. Se pueden conectar varios conferenciantes o moderadores desde diferentes lugares.
Normalmente permite a los participantes comunicarse con el conferenciante para transmitir sus inquietudes y hacer preguntas. Los beneficios de organizar un webinar o conferencia online son numerosos.
Webcast
El streaming es la tecnología que permite retransmitir por Internet eventos o contenidos de audio o vídeo en vivo, normalmente a través de un sitio web. Permite ver y oír en directo un evento que transcurre en un estudio, sala de congresos o cualquier otro escenario. Normalmente requiere un equipo de producción que se encarga del sonido, la iluminación, el maquillaje, la peluquería, etc.
En muchas ocasiones, los eventos con público se transmiten en streaming para que se puedan ver también desde casa o la oficina.
Feria virtual
Las plataformas de ferias virtuales permiten la asistencia a una feria online, con un entorno más o menos “real”, según disponga o no de realidad aumentada el sistema que acoge el evento. Las plataformas de ferias virtuales permiten moverse en el espacio de la feria y visitar diferentes secciones: salas de reuniones y mesas redondas simultáneas, stands con material que se puede descargar (vídeos, documentos, catálogos, links…). Todo ello transcurre con la posibilidad de interactuar mediante chats con los ponentes, los interlocutores en los stands y también con los asistentes.
Se combinan contenidos en streaming con vídeos y otros documentos descargables.
En las plataformas de ferias virtuales se puede llegar a una gran personalización e imagen de marca en las salas de reuniones y stands.
Para elegir la plataforma apropiada y asegurar el éxito del evento y una experiencia interesante para el usuario, es necesario plantearse los siguientes puntos:
Branding. La posibilidad de incluir logos y personalización de marca debería de estar presente en la inscripción, el emailing y en el evento mismo. No todas las plataformas utilizan URLs personalizables para conectar con el evento. Este es otro factor a considerar en la personalización.
Seguridad en las transacciones, en los chats y en la recopilación de datos de los asistentes.
Compatibilidad y conectividad. La asistencia se debe garantizar en todo tipo de plataformas y dispositivos. Además es necesario analizar si la plataforma se puede conectar con nuestro CRM para facilitar la convocatoria.
Medición de resultados. Las plataformas de eventos online nos ofrecen medir estadísticas de asistencia a las diferentes áreas del evento, de inscripciones, de interacción en los chats, información descargada, etc.
Intercambio de información y participación. Al organizar un evento virtual, es necesario dar facilidades a los asistentes para descargarse información. La plataforma elegida debe permitir descargar pdfs o incluir links, incluso habilitar un buzón en el que el usuario pueda seleccionar la información que necesita.
Obtendremos feedback de los usuarios a través de encuestas de satisfacción online o por email después del evento. Los ponentes pueden utilizar los chats para hacer el evento más participativo.
Fácil navegación. Al usuario le debe resultar fácil e intuitivo navegar por los espacios bien diferenciados: puesto de información o bienvenida, salas de reuniones, espacios de networking y stands. Una señalización clara ayudará a encontrar rápidamente lo que el usuario busca.
Facilitar el networking. Los chats facilitan que los asistentes interactúen entre ellos. Para facilitar el diálogo, algunas plataformas ofrecen herramientas que ayudan a encontrar compatibilidades entre los asistentes. Un buen moderador puede ayudar a que la comunicación sea fluida.
Ayuda al usuario. Durante el evento el asistente puede encontrarse un poco perdido, necesitar ayuda técnica o contactar con un interlocutor determinado. Siempre debe estar disponible una persona accesible a través de un chat que pueda atender a los asistentes ante cualquier incidencia.
Gamificación. Incorporar dinámicas de juego y participativas pueden hacer del evento una experiencia más completa, como por ejemplo, los concursos y la posibilidad de ganar premios.
¿Y después del evento?
Después del evento, necesitamos que los contenidos perduren. Los vídeos grabados y resúmenes de ponencias y contenidos, deben seguir disponibles en nuestra página web para que sean visualizados por potenciales clientes tras el evento.
La recopilación de datos de los asistentes y descarga desde la plataforma debería de ser fácil.
El contacto con los asistentes continúa: concursos, cuestionarios e información complementaria son elementos que nos permiten seguir conectados por email con las personas que se han interesado por el evento.
El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, hasta en los momentos más difíciles, en una experiencia inolvidable.
