Organizar un evento corporativo representa a menudo un reto importante para una pequeña o mediana empresa. Nos encontramos con tantas decisiones que tomar, que puede parecernos una experiencia abrumadora: desde el tamaño y la ubicación del lugar donde se celebrará, la fecha de celebración hasta los pequeños detalles que a menudo son fáciles de pasar por alto: el número de sillas, el tipo de montaje, la gestión del aparcamiento y el acceso, etc.
Si la responsabilidad de planificar un evento corporativo ha recaído sobre tus hombros, no desesperes. La organización de un evento exitoso solamente depende de tres aspectos clave:
Elegir la ubicación más adecuada, elegir los socios adecuados y planificar.
1- Elegir el espacio adecuado para tu evento corporativo
Normalmente partimos de un presupuesto disponible y una estimación de personas que deseamos que asistan. Pero hay muchas más variables a tener en cuenta a la hora de elegir el lugar adecuado. Veamos algunas cosas a considerar, así como algunos consejos importantes:
1.1 El estilo
El primer filtro en una búsqueda de un espacio para tu evento corporativo es pensar en la sensación o el ambiente que deseas que tenga. ¿Estás buscando un lugar que resuene como "corporativo", "exclusivo" o "formal", o prefieres un sitio relajado y discreto? Dependiendo de los objetivos de tu evento, no tengas miedo de ir más allá. Los hoteles son una opción popular y ampliamente disponible, pero a menudo les falta la personalidad o la intimidad que pueden hacer que tu evento sea un éxito.
1.2 Proximidad
El segundo factor a tener en cuenta es la ubicación, específicamente, su proximidad a lugares de importancia. Pero, ¿qué son los lugares de importancia? La respuesta es distinta para cada grupo y evento. Por ejemplo, si vas a tener varias personas que se desplazan desde otro lugar, es posible que te convenga un lugar accesible y con buna combinación de transporte. Sin embargo, si estás planeando un evento nocturno, será mejor un espacio cerca del alojamiento. En función de los objetivos de tu evento, puedes optar por buscar un espacio más apartado y alejado de las distracciones, etc.
1.3 Visita el espacio personalmente antes de reservar
¿Crees que has encontrado el lugar perfecto para tu evento? Antes de reservar, haz un recorrido por las instalaciones que te ofrecen para que puedas resolver todas tus dudas, conocer a la persona o personas que te ayudarán a planificar y realizar en persona los mismos movimientos y trayectos que harán los invitados.
2- Elegir los proveedores adecuados
Recuerda que cada evento y cada espacio conlleva una oferta de servicios distinta. Antes de tomar ninguna decisión asegúrate de lo que deberás incluir y lo que no vas a necesitar.
¿Qué servicios necesitas? ¿Sistemas audiovisuales, catering, etc.? ¿Cuál es la oferta del espacio? ¿Tiene exclusivas con los proveedores?
Ten en cuenta que los espacios que ofrecen paquetes con varios servicios incluidos son válidos para eventos sencillos y de bajo presupuesto, pero estos paquetes suelen ir en contra de la personalización y conlleva realizar ajustes para adecuarlo. Si este es el caso, asegúrate de conocer las limitaciones de personalización y el coste de salirse del paquete estándar.
3- Planificar, planificar y planificar
Imagina el minuto a minuto de tu evento. Realiza una lista punto por punto de lo que quieres que pase y a qué hora quieres que pase. Paralelamente construye la lista de todos los medios que vas a necesitar para que pase como has imaginado: personal auxiliar necesario, mobiliario, catering, bebidas, señalización, personalización, documentación, etc.
No des nada por obvio o incluido, los detalles pueden convertir el evento en un éxito o un fracaso.
El equipo de profesionales en organización de eventos de PGR Marketing & Tecnología tiene la experiencia y los conocimientos necesarios para ayudarte en la organización de tu próximo evento: Desde la conceptualización del evento y la fijación del presupuesto y los objetivos, hasta la producción y control de todo su desarrollo, pasando por la etapa de captación de asistentes cualificados, selección y contratación de los servicios necesarios y el seguimiento posterior del evento.
