De repente nos hemos tenido que acostumbrar a reunirnos de forma virtual con clientes, partners, colaboradores, equipo, etc. y nos hemos dado cuenta que crear reuniones virtuales atractivas y exitosas no es fácil.
Capturar la atención, informar, entretener, ser interactivo al mismo tiempo no es una tarea fácil. Además, como se trata de una práctica nueva, no existen manuales ni hojas de ruta para organizar una reunión virtual exitosa.
En este artículo vamos a ver algunos errores comunes que se dan en las reuniones virtuales que hemos llevado a cabo en PGR e intentaremos aprender a evitarlos.
Errores que debes evitar en tus reuniones virtuales
1. No reconocer los errores
Nadie es perfecto.
Es habitual que en las reuniones virtuales, cuando se produce un error, intentamos esconderlo debajo de la alfombra y actuar como si no hubiera ocurrido. Por desgracia, esto no es posible, ya que la mayoría de las personas están mirando a la pantalla. En estos momentos, es importante recordar que un mundo cada vez más virtual es nuevo para todos. Todos somos conscientes de que adaptarse a nuevos procesos puede ser difícil, por lo que, por supuesto, habrá problemas inesperados.
Nuestro consejo es relativamente sencillo: ¡Si no puedes ocultarlo, muéstralo! ¿Las diapositivas no se comparten? ¿Los niños irrumpen en la habitación? ¿estas silenciado cuando hablas o no lo estás cuando crees estarlo? No te estreses, solo ríete, relájate y reconócelo.
2. Sin plan B para la tecnología que falla
Un micrófono o un PowerPoint que no funcionan no hará que una reunión presencial descarrile, en cambio, puede ser fatal en una reunión virtual. Es por eso que no disponer de un plan B tecnológico para las reuniones virtuales es un error.
Nuestra conexión a Internet siempre es estable hasta que la necesitamos, por lo que tener un plan B garantiza la ejecución impecable de tus eventos y menos preocupaciones por la conexión o por la interrupción de la reunión.
El plan B deberá incluir cosas como designar un co-presentador, compañero o amigo que pueda tomar el control si algo va mal o mientras arreglas algún problema, para no interrumpir el desarrollo de la reunión.
3. Falta de interacción y colaboración
Las reuniones deben servir y se fundamentan en la exposición, debate y contraste de las ideas o conceptos que se presentan por parte de la audiencia. Las reuniones virtuales lo hacen notablemente más difícil y, a menudo, están marcadas por lo contrario.
Un error común es no dejar espacio para la conversación. Hay que hacer un esfuerzo especial para fomentarlo y dar a todos los participantes espacio para salir del silencio y contribuir durante la sesión. Los participantes pueden agregar mucho valor, tanto a través de la discusión como del chat.
Se debe crear interacción siempre que sea posible. Escuchar a una persona mientras presenta sin poder interactuar o conversar puede ser agotador. Si estás presentando en un entorno virtual y alguien te hace una pregunta, compártela con el grupo.
4. Hacer más de una cosa a la vez
Nunca ha sido tan fácil unirse a una reunión y nunca ha sido tan fácil perder el foco durante una reunión.
Si usas un PC, puede ser especialmente difícil mantenerse concentrado porque lo tienes todo a un click. Una revisión rápida de tu correo electrónico puede convertirse accidentalmente en diez minutos de distracción del contenido de la reunión.
La multitarea durante las reuniones virtuales es una forma segura de sentirse desinformado y sin logros al final del día. Para evitarlo, silencia las notificaciones y cierra el correo electrónico.
5. No dar feedback a los oradores
No por ser virtuales, las reuniones son más cómodas para el orador. Tan estresante puede ser enfrentarse a una pantalla llena de rostros como mirar una sala llena de gente.
Sin embargo, el feedback que los oradores reciben de los asistentes durante las reuniones presenciales, como los aplausos, puede ser alentador y hacer que se sientan más cómodos. Por desgracia, este tipo de apoyo puede echarse de menos en las reuniones virtuales.
Incluso si no puedes aplaudir, sigue siendo esencial mostrar aliento virtualmente, ya que puede parecer extraño presentar sin ninguna reacción humana. Entra en el chat para animar a las personas cuando están presentando. Es alentador y ayuda a las personas a sentir que estás escuchando.
6. No dejar espacio para el networking
Como las reuniones virtuales se realizan en un dispositivo digital, los asistentes no tienen más interacción con sus compañeros cuando finalizan. Olvidarse del aspecto de las charlas de pasillo que se producen en los eventos puede ser perjudicial, ya que este momento a menudo les da a las personas la oportunidad de establecer contactos y relajarse.
Dejar que los asistentes permanezcan en Zoom cinco o diez minutos adicionales al final de cada sesión da un valor increíble. Crea el ambiente de pasillo de los eventos presenciales y ayuda a construir más comunidad entre los participantes.
7. Ser impersonal
Es humano querer mostrar nuestro lado más elegante durante las reuniones virtuales. En algunos casos, como cuando los ejecutivos de negocios hablan con sus equipos, tiene sentido para generar una experiencia más corporativa y limpia. Sin embargo, pasarse puede deshumanizarte, lo que afecta tu relación con la audiencia.
Los entornos de reuniones virtuales demasiado robóticos también se perciben como aburridos e impersonales, que es lo contrario de lo que se desea. Hay que mostrar humanidad a través de la personalización: Saber cuándo y dónde usar ejemplos personales o mostrar vulnerabilidad genera confianza y muestra que todos estamos en igualdad.
8. No usar el botón de silencio nunca
No nos gusta cuando dejamos accidentalmente el micrófono encendido para que todos puedan escuchar como gritamos a un compañero le pedimos a nuestra mascota que deje de hacer ruido. No es un gran error, pero hay maneras fáciles de evitarlo.
Cuando no estés hablando, silénciate. Silenciar/activar el silencio también puede servir como una señal para indicar que estás preparado para intervenir.
9. No divertirse
Aunque liderar una reunión o evento virtual puede ser estresante, creemos que es esencial divertirse.
Introducir elementos de gamificación divertidos y relacionados con la temática es una magnífica, rápida y fácil manera de lograr que todos interactúen y participen.
Programa cafés, almuerzos o descansos para ayudar a los asistentes a mantenerse conectados y a distenderse. Esto les da un espacio para conocerse de una manera más auténtica y personal.
Los eventos o reuniones virtuales pueden ser exitosas, atractivas y satisfactorias a pesar de los errores. Al fin y al cabo solo son eso: errores. Ni son el fin del mundo ni nadie te juzgará negativamente si los cometes.
Si podemos dar consejos, es porque hemos sufrido cada uno de estos errores en nuestros eventos. Con el tiempo, en PGR, hemos conseguido organizar eventos virtuales que son tan atractivos e impactantes como lo eran en persona.
