La anulación del Mobile World Congress, previsto para la última semana de febrero, auguraba anulaciones de grandes eventos. En los primeros días de marzo en España las grandes empresas comenzaban a restringir los desplazamientos y reuniones de sus empleados y el día 10 de marzo, pocos días antes de la declaración del Estado de Alarma, empresas y agencias ya habían anulado todos los eventos y reuniones previstos en los próximos meses.
La alternativa a los eventos presenciales que no se van a celebrar durante el 2020 son los eventos virtuales: webinars, ferias virtuales, etc.
A pesar de no poder disfrutar del networking “en directo” con el intercambio espontáneo de ideas, es posible mantener, durante la crisis del COVID-19, la empresa en la mente de nuestros clientes y generar nuevos leads.
Organizar un evento virtual es una excelente oportunidad de expandir el alcance geográfico del marketing empresarial.
No podremos disfrutar del contacto directo con los clientes, por eso compartir algunas experiencias sensoriales que acompañen al evento pueden ayudar a acercar más a los asistentes. ¿Qué tal repartir una cerveza especial o algún dulce durante el evento, que cada uno de los asistentes reciba en su lugar de trabajo?
Claves que permitirán que el evento virtual sea un éxito:
- Estrategia del evento virtual. Plantea los objetivos y la estrategia del evento virtual y asegúrate de que toda la organización está alineada con ellos. Se ha de plantear cómo enganchar a la audiencia, generación de leads, beneficio a obtener, imagen de marca, etc. Estas consideraciones han de tenerse en cuenta en el diseño de los contenidos, el presupuesto, la tecnología a emplear, el patrocinio, etc.
- Definición de la audiencia. Mira en tu base de datos y estudia qué segmentos estarían interesados en los planteamientos de tu empresa. Esta es una gran oportunidad para considerar nuevas audiencias de sectores, industrias o profesiones a los que tu empresa aún no se ha dirigido. Dedica parte del presupuesto a conseguir asistentes de otros sectores u otras áreas geográficas.
- Manejo de las herramientas necesarias. Para crear un evento virtual, no se deben olvidar las herramientas necesarias para la campaña: el planteamiento estratégico, el concepto creativo, la plataforma de comunicación, y los recursos a emplear. Para que el evento sea un éxito, todos los miembros del equipo deben estar comprometidos.
- Diferencias respecto a los eventos presenciales. Es importante tener en cuenta que a la hora de convocar los eventos virtuales es necesario comprimir los contenidos y conseguir duraciones menores que en los eventos presenciales. El aforo ya no es una limitación, y la tasa de inscritos que no asisten es superior a la acostumbrada en los eventos presenciales. Un buen reclamo o una idea creativa puede animar a la asistencia.
- Una web o landing page atractiva es esencial. Una de las claves para convencer a los asistentes es crear una página web o una landing page atractiva.
Al elaborar los contenidos, ten en cuenta los siguientes puntos:
- Comienza concretando los objetivos y tenlos presentes al elaborar los contenidos y la estrategia de convocatoria y al implicar a tus partners.
- Estudia todos los aspectos de la campaña para que el evento virtual sea un éxito: plantea los contenidos, el cliente objetivo y el método de convocatoria.
- La página web es el exponente más importante de la campaña. Recoge los objetivos del evento, asegura una usabilidad simple, con buena comprensión.
- Por último, diseña formularios sencillos que puedan alimentar tu CRM y dirigir a las personas interesadas a contenidos y materiales que estén disponibles en la web de tu empresa.
Diseña y calcula el tráfico a la web del evento.
Comienza con estimar cuántas visitas a la web son necesarias para conseguir el número adecuado de asistentes. En función de esta estimación de tráfico orgánico se diseñarán la presencia en distintos medios o redes sociales.
Busca aliados para promocionar el evento
Los partners, speakers y otros embajadores del evento pueden ayudar a distribuir el mensaje. Genera contenidos fáciles y personalizables para que los embajadores puedan promocionar el evento en las redes sociales y cualquier otro medio.
Adelanta algo de contenido
Adelantar parte de los contenidos es positivo. Publicar en redes sociales y otros medios como pequeños vídeos, que animen a la participación y adelanten contenidos, aumentará el número de inscripciones.
Pide ayuda
Si en tu empresa no dispones de recursos suficientes para convocar asistentes que no están en tu base de datos o necesitas crear una página web u otros recursos digitales, una empresa especializada te puede proporcionar ayuda.
El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, hasta en los momentos más difíciles, en una experiencia inolvidable.
